Kundwebb & verksamhetssystem · Trädgårdstjänster
Nordupplands Trädgårdsservice
Från kundförfrågan till faktura och ekonomi – i ett system.
En digital helhetslösning för en riktig tjänsteverksamhet: hemsida, kunder, arbetsorder, personal, fakturering, kvitton, leverantörsfakturor och bokföringsarbete i ett sammanhängande flöde.
Norduts Tech / Vårt arbete
Det här hjälpte vi till med.
- Hemsida, kundkontakt och offerter
- Kundregister, arbetsorder och planering
- Medarbetare och tidrapportering
- Kundfakturor och betalningsuppföljning
- Kvitton, fakturamejl och AI-läsning
- Bankunderlag, verifikationer och bokföringsstöd
01 / Kundens behov
Varför behövdes lösningen?
Om verksamheten
Nordupplands Trädgårdsservice är ett tjänsteföretag med bas i Hållnäs som hjälper kunder med trädgård och utemiljö. Systemet växte fram ur det egna företagets behov – från arbetsdagen ute hos kunden till administrationen på kontoret.
Utmaningen
Att driva ett litet tjänsteföretag innebär mycket mer än själva jobbet: svara på förfrågningar, boka in uppdrag, få rätt information till medarbetarna, hålla reda på tider och material och få ordning på fakturor, kvitton och leverantörsfakturor. Vi ville slippa hoppa mellan separata verktyg och dubbelregistrera samma uppgifter.
02 / Det vi byggde
Så hjälpte vi till.
Vi tog fram både en kundvänlig hemsida och ett sammanhängande verksamhetssystem. Förfrågningar kan följas vidare till kundregister, offert, arbetsorder, planering och tidrapportering. Systemet har också kundfakturering, e-posthantering, en inkorg för fakturamejl samt uppladdning och granskning av kvitton och leverantörsfakturor. AI hjälper till att läsa dokument och föreslå uppgifter eller matchningar – användaren granskar innan viktiga moment godkänns. Ekonomivyerna samlar bland annat bankunderlag, momsunderlag och stöd för verifikationer och bokföringsarbete.
Hemsida och första kundkontakten
Tjänstesidor, kontaktvägar och offertförfrågningar gör det lättare för kunderna att ta första steget. Informationen kan sedan tas vidare internt.
Kunder, arbetsorder och personal
Kundregister, offerter, jobb och kalender hänger ihop med medarbetarvyer, arbetsinformation och tidrapportering.
Från utfört jobb till kundfaktura
Tid och fakturaunderlag kan följas upp, granskas och användas i kundfakturor. Fakturor och betalstatus hanteras i samma arbetsmiljö.
Kvitton och leverantörsfakturor
Kvitton kan fotograferas eller laddas upp. Leverantörsfakturor och bilagor kan tas emot i en särskild fakturamejl och föras vidare till granskning.
AI-hjälp, matchning och e-post
AI-stöd kan läsa dokument, föreslå fält och hjälpa till med matchning. E-post och uppföljning får också egna verktyg. Förslag granskas av en person.
Ekonomi, bank och bokföringsarbete
Ekonomiöversikter, bankunderlag, avstämningsstöd, momsunderlag och verifikationsflöden ger en gemensam grund för ekonomiarbetet – med kontroller där det behövs.
Så hänger arbetet ihop
Två flöden – samma verksamhet.
Från kundens första kontakt till faktura
- Förfrågan
- Kund och offert
- Arbetsorder och planering
- Tid och utfört arbete
- Kundfaktura och uppföljning
Från inkomna underlag till ekonomiarbete
- Kvitto eller fakturamejl
- AI-läsning eller import
- Granskning och korrigering
- Matchning och ekonomisk översikt
- Verifikationer och bokföringsunderlag
Flödena visar hur modulerna hänger ihop – viktiga uppgifter granskas och godkänns fortfarande av en person.
Det kunden möter
Så ser kundens webbplats ut.
Här visar vi riktiga bilder från den publika webbplatsen. Klicka på en bild för att besöka webbplatsen i en ny flik.
Besök webbplatsenTjänster och kundkontakt
Den publika startsidan presenterar trädgårdshjälp i Norduppland och tydliga vägar till offert och utförda arbeten.
Besök webbplatsenTrädgårdstjänster
Tjänsteöversikten hjälper kunden att hitta rätt trädgårdshjälp och gå vidare med sitt behov.
Bakom kulisserna
Så fungerar arbetet bakom kulisserna.
Administrationen kan vara minst lika viktig som hemsidan. Vi visar enbart granskade bilder från verkliga system med fiktiva uppgifter.
Riktigt gränssnitt – fiktiva exempeluppgifter.
Visa skärmbilden i större formatDet viktigaste inför arbetsdagen
Kontrollcentret samlar sådant som behöver uppmärksamhet, som förfallna fakturor och kvitton att granska. Företagaren får en tydlig startpunkt för dagens prioriteringar. Antal och belopp är exempel.
Visa skärmbilden i större formatKunden och jobbet i samma arbetsunderlag
Jobb 360 samlar kund, arbetsplats, planering och ansvar på samma ställe. Anteckningar och utförande följer uppdraget så att administration och medarbetare kan utgå från samma underlag.
Visa skärmbilden i större formatPlanera veckan och fördela arbetet
Kalendern visar när uppdrag ska utföras och vem som ansvarar. Företaget kan samordna tider och se vilka jobb som behöver planeras. Den visade arbetsplatsen och medarbetaren är fiktiva.
Visa skärmbilden i större formatFölj jobbet till fakturaunderlaget
Kopplingen mellan jobb och fakturautkast gör det lättare att kontrollera vad som ska faktureras och var underlaget kommer ifrån. Exemplet är ett utkast; ingen faktura har skickats och ingen betalning har genomförts.
Visa skärmbilden i större formatGranska leverantörernas fakturor
Fakturalistan samlar belopp, förfallodatum och sådant som behöver kontrolleras. Det hjälper företaget att prioritera granskning och betalningsplanering. AI-utkast, godkännande, bokföring och betalning är separata steg.
Visa skärmbilden i större formatEkonomisk överblick med tydliga förbehåll
Samlad likviditet och reserverade utbetalningar ger stöd för att planera företagets utgifter. Vyn markerar preliminära värden och ofullständigt skatteunderlag. Den visar granskningsstöd, inte en avstämd deklaration, aktiverad officiell bokföring eller verifierad extern synk.
03 / Vidareutveckling
Vad kan utvecklas vidare?
Det här är möjliga nästa steg och eventuella tillägg, inte funktioner vi lovar ingår i dag.
Överföring till ett annat bokföringsprogram
Export eller en kontrollerad koppling till kundens valda bokföringsprogram kan erbjudas som separat tillägg efter kontroll av format, behörigheter och datakvalitet. Det beskrivs inte som färdig standardsynk.
Fler förbättringar i takt med vardagen
Systemet kan utvecklas med nya arbetsflöden och smarta verktyg när ett verkligt behov uppstår – utan att de befintliga delarna behöver byggas om från början.
Ditt företag / Nästa projekt
Har du ett liknande behov?
Behöver du en hemsida, en webbutik eller smartare arbetssätt? Berätta vad du vill skapa eller förenkla, så ser vi vilken lösning som passar.
Prata om ett liknande projekt